Selisih Stock, Penjelasan dan Tips Cara Menghindarinya

Dalam menjalankan sebuah bisnis, ada banyak hal yang harus dilakukan secara tepat. Salah satunya adalah tentang pengelolaan stok barang. Mengelola stok barang terlihat sepele dan bisa menggunakan aplikasi penjualan, padahal ini adalah pekerjaan yang penting. Pengelolaan yang baik bisa menghindarkan bisnismu dari masalah seperti keluhan pelanggan, penjualan yang berkurang hingga masalah modal. Dalam pengelolaan stok, masalah seperti selisih stok sering kali terjadi. Jika berkelanjutan, ini bisa berpengaruh buruk untuk bisnismu loh. 

Agar bisnismu terhindar dari masalah selisih stock, berikut adalah penyebab umum dari selisih stock beserta solusi yang bisa kamu lakukan. Simak penjelasannya ya.

1. Selisih Stock Disebabkan Pengelolaan Barang Masih Menggunakan Cara Manual

Sampai saat ini masih banyak perusahaan yang menggunakan cara konvensional atau manual untuk mengelola stock barang. Padahal cara ini bisa menyebabkan masalah karena cenderung menimbulkan human error. Akibatnya selisih stock bisa saja terjadi. 

Solusi : Jika masalah ini sudah terlihat sering terjadi, kamu mungkin bisa mengalihkan cara manual untuk pengelolaan barang menjadi digital. Kini sudah banyak tersedia sistem pengelolaan stok otomatis yang bahkan bisa diintegrasikan dengan penjualan. Jadi kamu bisa dengan mudah mengetahui stok yang masuk dan juga keluar. 

2. Periode Penghitungan Stok yang Terlalu Lama

Sering ditemukan nih pemilik bisnis melakukan penghitungan stok dengan rentang waktu yang terlalu lama, semisal 6 bulan sekali atau bahkan setahun sekali. Rentang waktu yang terlalu lama seperti ini berpotensi menimbulkan masalah ketika melakukan rekap pada laporan. Saat salah hitung di waktu yang lampau, kamu bisa saja bingung bagaimana itu bisa terjadi.

Solusi : Disarankan sebaiknya untuk melakukan perhitungan stok secara berkala dan rutin dengan rentang waktu yang tidak terlalu lama, misalnya harian atau mingguan. Jika ini tidak mungkin dilakukan, kamu bisa membagi waktu pengecekan stok menjadi dua. Yaitu periode pendek untuk produk atau barang yang lebih cepat habis atau paling laku terjual. Sedang periode panjang untuk produk yang memiliki kecepatan jual lebih rendah. 

3. Kesalahan Pencatatan saat Proses Pengiriman dan Penerimaan Barang

Selain saat pengelolaan barang, proses pengiriman dan penerimaan barang juga perlu diperhatikan khusus. Pencatatan data dari barang yang diterima dan keluar sering kali dilakukan secara manual. Ini juga bisa menimbulkan masalah seperti selisih atau jumlah yang tidak sesuai karena human error. 

Solusi : Jika memungkinkan untuk mengubah cara menjadi digital, maka lakukan cara ini. Jika tidak memungkinkan, terdapat cara lain seperti metode pencatatan dengan menggunakan satuan terkecil. Dengan cara ini, kesalahan seperti salah catat bisa terhindari. 

4. Pengelolaan ruang persediaan yang kurang maksimal

Memiliki gudang atau ruang persediaan dan penyimpanan sangat membantu untuk sebuah perusahaan. Meski begitu, ruangan ini tak boleh hanya dianggap sebagai ruang penyimpanan. Pemilik bisnis harus bisa membuat sistem yang memudahkan dalam pencatatan dan perhitungan stok. 

Solusi : Jika memungkinkan, milikilah gudang atau ruang penyimpanan yang luas dan aman. Kemudian tempatkan barang dengan posisi yang strategis. Untuk mempermudah perhitungan dan menghindari kesalahan, kamu bisa memberikan label pada produk. Misalnya tanggal masuk, tanggal kadaluarsa (jika penting) dan lainnya. Menempatkan barang pada rak juga bisa memudahkan saat pengecekan atau perhitungan stok. 

Demi menghindari terjadinya selisih stok, yang terpenting adalah melakukan kegiatan perhitungan dan pendataan secara efektif dan efisien. Lakukan stock opname secara berkala dan benar. Ini adalah kegiatan perhitungan persediaan stok barang yang kamu miliki di ruang penyimpanan atau gudang sebelum dikeluarkan untuk dijual. Banyak pemilik bisnis yang melewatkan kegiatan ini karena terlalu menyita waktu. Padahal jika ini dilewatkan, kesalahan yang lebih bikin ribet di kemudian hari seperti selisih stock pasti terjadi. 

Stock opname biasanya dilakukan dalam periode tahunan, meski ada juga yang dilakukan per kuartal, tiga bulan atau setiap bulan. Demi menekan resiko selisih stok, agendakan stock opname untuk bisnismu ya. 

Itu dia penyebab dan solusi yang bisa kamu lakukan jika ingin terhindar dari selisih stok. Semoga tips yang diberikan bermanfaat dan membuat bisnismu berjalan lancar ya.